Perbandingan Desk Collection dan Field Collection: Mana yang Lebih Efektif?

Penagihan piutang menjadi bagian penting dalam menjaga kesehatan arus kas perusahaan. Dua metode yang umum digunakan adalah desk collection dan field collection. Memahami perbedaan keduanya membantu perusahaan memilih strategi yang tepat sesuai profil debitur, biaya, dan urgensi pembayaran.

Desk collection adalah metode penagihan yang dilakukan dari kantor menggunakan telepon, email, SMS, atau platform digital. Semua komunikasi dilakukan secara remote, tanpa harus bertemu langsung dengan debitur. Metode ini cocok untuk klien dengan histori pembayaran yang relatif baik atau untuk tagihan berulang.

Sebaliknya, field collection melibatkan kunjungan langsung ke lokasi debitur. Tim collection bertatap muka dengan klien untuk memastikan pembayaran, menyelesaikan sengketa, atau memberikan opsi pembayaran fleksibel. Field collection lebih efektif untuk debitur yang sulit dihubungi atau memiliki histori keterlambatan pembayaran panjang.

Perbedaan utama antara keduanya terletak pada:

• Lokasi penagihan: kantor vs kunjungan lapangan

• Biaya operasional: desk collection lebih hemat, field collection lebih mahal

• Interaksi dengan debitur: jarak jauh vs tatap muka langsung
  

Menurut Deloitte (2023), pemilihan metode harus mempertimbangkan profil debitur, kompleksitas kasus, dan sumber daya perusahaan.

Kelebihan dan Kekurangan

Desk Collection

Kelebihan:

• Biaya lebih rendah karena tidak memerlukan perjalanan atau transportasi.

• Dapat menangani volume debitur besar dalam waktu singkat.

• Memungkinkan penggunaan teknologi, seperti CRM, sistem reminder otomatis, dan AI untuk analisis risiko pembayaran.

Kekurangan:

• Kurang efektif untuk debitur yang sulit dihubungi.

• Tidak dapat menangani sengketa kompleks secara langsung.

• Interaksi cenderung kurang personal, sehingga membangun hubungan jangka panjang lebih sulit.
  

PwC (2021) menyebutkan bahwa desk collection sangat efektif untuk industri yang memiliki jumlah debitur tinggi dan nilai piutang menengah hingga rendah, misalnya utility company atau e-commerce.

Field Collection

Kelebihan:

• Mampu menangani debitur sulit dengan histori keterlambatan panjang.

• Memungkinkan penyelesaian sengketa secara langsung dan negosiasi fleksibel.

• Meningkatkan efektivitas penagihan untuk debitur strategis atau piutang besar.

Kekurangan:

• Biaya operasional tinggi karena memerlukan transportasi dan tenaga lapangan.

• Waktu yang dibutuhkan lebih lama dibanding desk collection.

• Risiko keamanan tim collection di lapangan.
  

Menurut IFAC (2020), field collection efektif untuk piutang berisiko tinggi, debitur corporate, atau kasus yang membutuhkan bukti dokumentasi langsung.

Faktor Penentu Efektivitas

Keberhasilan metode collection tidak hanya ditentukan pilihan desk atau field, tetapi juga oleh beberapa faktor penting:

1. Profil Debitur
   • Debitur dengan histori pembayaran baik lebih cocok untuk desk collection.

   • Debitur dengan riwayat keterlambatan panjang atau sengketa memerlukan pendekatan field collection.

2. Nilai Piutang
   • Piutang besar dan strategis layak mendapatkan kunjungan langsung.

   • Piutang kecil lebih efisien ditangani via desk collection.

3. Sumber Daya Tim

   Kapasitas tenaga kerja, keterampilan komunikasi, dan kemampuan teknologi mempengaruhi efektivitas.

4. Teknologi Pendukung
   • CRM, sistem reminder, dan analitik data memperkuat desk collection.

   • Field collection dibantu peta lokasi, aplikasi kunjungan, dan dokumentasi digital.

5. Frekuensi dan Konsistensi Follow-up

   Konsistensi komunikasi sangat menentukan keberhasilan penagihan.
   

Studi dari Harvard Business Review (2022) menunjukkan bahwa kombinasi kedua metode, sesuai karakter debitur, meningkatkan tingkat pembayaran tepat waktu hingga 40% dibanding metode tunggal.

Studi Kasus

Studi Kasus 1: Perusahaan E-Commerce

Sebuah perusahaan e-commerce dengan ribuan pelanggan menggunakan desk collection berbasis telepon dan email untuk menagih piutang berulang. Hasilnya, lebih dari 90% tagihan tertagih tepat waktu. Debitur merasa komunikasi jelas dan cepat, tanpa harus kedatangan tim lapangan.

Studi Kasus 2: Perusahaan Manufaktur B2B

Sebuah perusahaan manufaktur menghadapi debitur corporate besar dengan histori keterlambatan pembayaran. Tim field collection melakukan kunjungan langsung, negosiasi, dan mendokumentasikan kesepakatan pembayaran. Metode ini berhasil menagih lebih dari 80% piutang yang sebelumnya menumpuk selama 3 bulan.

Kombinasi kedua metode ini sering disebut hybrid collection, di mana desk collection menangani piutang rutin dan field collection fokus pada kasus kompleks. Pendekatan hybrid memaksimalkan efisiensi biaya sekaligus menjaga hubungan dengan debitur strategis.

Memilih metode collection yang tepat menjadi kunci keberhasilan manajemen piutang. Desk collection unggul dalam efisiensi biaya, volume tinggi, dan penggunaan teknologi, sedangkan field collection efektif untuk debitur sulit dan piutang berisiko tinggi.

Dengan memahami kelebihan dan kekurangan masing-masing metode, perusahaan dapat menyusun strategi collection yang hemat biaya, efektif, dan tetap menjaga hubungan baik dengan debitur. Kuasai strategi desk collection dan penagihan efektif untuk menjaga kesehatan keuangan, klik tautan ini untuk melihat jadwal terbaru dan penawaran spesial.

Referensi

• Deloitte. (2023). Effective Strategies in Accounts Receivable Management.

• PwC. (2021). Collection Strategies for High-Volume Debtors.

• Harvard Business Review. (2022). Combining Desk and Field Collection for Optimal Results.

• IFAC. (2020). Best Practices in Corporate Debt Collection.