TRAINING FILING & RECORD MANAGEMENT
DESKRIPSI TRAINING FILING & RECORD MANAGEMENT
Training Filing & Record Management sangat penting bagi organisasi yang ingin mengelola dokumen dan arsip secara tertib, sistematis, serta mudah diakses ketika dibutuhkan. Dalam kegiatan operasional perusahaan, berbagai dokumen seperti laporan, kontrak, surat menyurat, hingga data administrasi terus dihasilkan setiap hari. Tanpa sistem pengelolaan arsip yang baik, dokumen penting dapat hilang, sulit ditemukan, atau bahkan disalahgunakan.
Melalui pelatihan ini, peserta akan memahami prinsip dasar pengelolaan arsip, teknik pengklasifikasian dokumen, sistem penyimpanan yang efektif, serta prosedur pengendalian dan pemusnahan arsip sesuai standar administrasi modern. Selain itu, peserta juga akan mempelajari bagaimana memanfaatkan teknologi digital dalam manajemen dokumen untuk meningkatkan efisiensi kerja. Dengan sistem filing dan record management yang baik, organisasi dapat meningkatkan kerapian administrasi, mempercepat proses pencarian informasi, serta mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.
TUJUAN TRAINING FILING & RECORD MANAGEMENT
TUJUAN TRAINING
- Memahami konsep dasar manajemen arsip
Memberikan pemahaman mengenai prinsip, fungsi, dan pentingnya sistem pengelolaan dokumen serta arsip dalam mendukung administrasi organisasi yang efektif.
- Meningkatkan kemampuan pengelolaan dokumen
Membekali peserta dengan teknik penyusunan, pengklasifikasian, penyimpanan, serta pengindeksan dokumen agar lebih sistematis dan mudah ditemukan.
- Meningkatkan efisiensi proses administrasi
Membantu organisasi mempercepat proses pencarian informasi dan mengurangi waktu yang terbuang akibat pengelolaan dokumen yang tidak terstruktur.
- Memahami standar pengendalian dan keamanan arsip
Memberikan pengetahuan tentang cara menjaga keamanan, kerahasiaan, serta pengendalian akses terhadap dokumen penting perusahaan.
- Mengoptimalkan penggunaan sistem arsip digital
Membantu peserta memahami penerapan teknologi dalam pengelolaan dokumen elektronik untuk mendukung sistem kerja modern.
MANFAAT TRAINING
- Administrasi lebih tertata dan profesional
Dokumen perusahaan dapat tersusun rapi sehingga memudahkan pengelolaan administrasi organisasi.
- Mempercepat akses dan pencarian dokumen
Sistem penyimpanan yang baik membuat dokumen dapat ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan.
- Mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan arsip
Peserta memahami metode penyimpanan yang aman serta prosedur pengamanan dokumen penting.
- Mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat
Informasi yang tersimpan dengan baik memudahkan manajemen dalam mengakses data untuk analisis dan keputusan strategis.
- Meningkatkan efisiensi kerja dan produktivitas
Pengelolaan arsip yang efektif membantu menghemat waktu kerja dan meningkatkan kinerja tim administrasi.
- Mendukung kepatuhan terhadap regulasi dan audit
Sistem record management yang baik memudahkan organisasi dalam memenuhi kebutuhan dokumentasi saat audit atau pemeriksaan.
MATERI TRAINING FILING & RECORD MANAGEMENT
1. Pengantar Filing & Record Management
- Konsep dasar filing dan record management
- Peran manajemen arsip dalam organisasi
- Jenis dokumen dan arsip perusahaan
- Siklus hidup dokumen (record life cycle)
2. Prinsip dan Sistem Pengarsipan
- Prinsip dasar pengelolaan arsip yang efektif
- Tujuan dan fungsi sistem pengarsipan
- Karakteristik sistem arsip yang baik
- Standar pengelolaan arsip dalam organisasi
3. Klasifikasi dan Pengindeksan Dokumen
- Teknik klasifikasi dokumen
- Metode pengindeksan arsip
- Sistem kode dan penomoran dokumen
- Penyusunan struktur klasifikasi arsip
4. Sistem Penyimpanan Arsip
- Sistem penyimpanan alfabetis
- Sistem penyimpanan numerik
- Sistem penyimpanan kronologis
- Sistem penyimpanan geografis dan subjek
5. Prosedur Pengelolaan Dokumen
- Proses penerimaan dan pencatatan dokumen
- Distribusi dokumen dalam organisasi
- Prosedur penyimpanan dan peminjaman arsip
- Pengendalian dan pelacakan dokumen
6. Manajemen Arsip Aktif dan Inaktif
- Pengelolaan arsip aktif
- Pengelolaan arsip inaktif
- Jadwal retensi arsip (records retention schedule)
- Prosedur pemindahan arsip
7. Digital Filing dan Electronic Document Management
- Konsep pengarsipan digital
- Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS)
- Teknik digitalisasi dokumen
- Keamanan data dan backup dokumen digital
8. Pengamanan dan Kerahasiaan Arsip
- Sistem pengendalian akses dokumen
- Perlindungan dokumen penting
- Penanganan arsip rahasia
- Manajemen risiko kehilangan dokumen
9. Pemusnahan dan Penyusutan Arsip
- Kebijakan pemusnahan dokumen
- Prosedur penyusutan arsip
- Teknik pemusnahan arsip yang aman
- Dokumentasi proses pemusnahan
10. Audit dan Evaluasi Sistem Pengarsipan
- Evaluasi efektivitas sistem arsip
- Audit internal pengelolaan dokumen
- Identifikasi permasalahan dalam sistem arsip
- Perbaikan dan pengembangan sistem filing
11. Praktik dan Studi Kasu Filing Management
- Simulasi pengelolaan dokumen
- Praktik penyusunan sistem arsip
- Analisis studi kasus pengelolaan dokumen di perusahaan
- Diskusi best practice manajemen arsip
PESERTA TRAINING FILING & RECORD MANAGEMENT
- Staff Administrasi dan Administrasi Perkantoran
Karyawan yang bertanggung jawab mengelola dokumen, surat menyurat, dan arsip perusahaan agar tersimpan secara rapi dan mudah diakses.
- Secretary / Executive Secretary
Sekretaris yang mengelola berbagai dokumen penting pimpinan, termasuk korespondensi, laporan, kontrak, dan arsip perusahaan.
- Staff Document Control
Personel yang bertugas mengelola pengendalian dokumen dalam proyek, perusahaan manufaktur, konstruksi, maupun industri lainnya.
- Staff HR (Human Resources)
Tim HR yang mengelola dokumen karyawan seperti kontrak kerja, data personal, arsip pelatihan, dan dokumen administrasi kepegawaian.
- Staff Legal dan Compliance
Profesional yang menangani dokumen hukum, kontrak, perjanjian, serta dokumen kepatuhan perusahaan.
- Office Manager atau Administrative Manager
Pimpinan yang mengawasi sistem administrasi dan pengelolaan dokumen dalam organisasi.
- Staff Finance dan Accounting
Personel yang mengelola arsip dokumen keuangan seperti invoice, laporan keuangan, bukti transaksi, dan dokumen audit.
- Project Administrator
Tenaga administrasi proyek yang menangani dokumen proyek, laporan kemajuan, kontrak kerja, serta dokumentasi teknis.
- Petugas Arsip (Archivist) atau Records Officer
Profesional yang secara khusus bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip organisasi.
- Semua karyawan yang terlibat dalam pengelolaan dokumen perusahaan
Individu yang membutuhkan pemahaman sistem penyimpanan dokumen agar administrasi kerja menjadi lebih efektif, tertib, dan profesional.
INSTRUKTUR/ TRAINER TRAINING SISTEM PENGARSIPAN JAKARTA
Pelatihan ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing. Sebelum pelatihan berlangsung Anda juga dapat berkomunikasi dengan tim training kami untuk menentukan outcome/ kompetensi yang ingin Anda capai setelah mengikuti pelatihan ini.
METODE TRAINING PROSEDUR PENGELOLAAN DOKUMEN BANDUNG
Materi yang akan disampaikan dalam training menggunakan metode yang terdiri dari presentasi 20% , Diskusi 20%, dan Praktek kurang lebih 60 % dari keseluruhan materi pelatihan yang akan disampaikan oleh pemateri kami. Namun jika dirasa metode ini kurang tepat untuk Tim dan Perusahaan Anda, tidak perlu sungkan untuk mendiskusikan hal ini kepada tim training kami sehingga kompetensi yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan Perusahaan tempat Anda bekerja.
LOKASI TRAINING ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT BALI
Training ini dilaksanakan di beberapa kota-kota besar di Indonesia seperti Ibukota DKI Jakarta, Bandung, Bali, Yogyakarta, Malang, Surabaya, Lombok dan juga kota Batam. Jika Anda membutuhkan pelatihan di kota lain silahkan menghubungi tim marketing kami.
JADWAL TRAINING HRD KREATIF TAHUN 2026
- Januari : 20 – 21 Januari 2026
- Februari : 24 – 25 Februari 2026
- Maret : 05 – 06 Maret 2026
- April : 23 – 24 April 2026
- Mei : 19 – 20 Mei 2026
- Juni : 23 – 24 Juni 2026
- Juli : 23 – 24 Juli 2026
- Agustus : 27 – 28 Agustus 2026
- September : 15 – 16 September 2026
- Oktober : 20 – 21 Oktober 2026
- November : 17 – 18 November 2026
- Desember : 15 – 16 Desember 2026
Jadwal tersebut juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta
INVESTASI TRAINING ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT ONLINE TAHUN INI :
Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas Pelatihan untuk Paket Group
(Minimal 2 orang peserta dari perusahaan yang sama):
- FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
- FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan .
- Module / Handout
- FREE Flashdisk
- Sertifikat
- FREE Bag or bagpack (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
- 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
Jadwal Pelatihan masih dapat berubah, mohon untuk tidak booking transportasi dan akomodasi sebelum mendapat konfirmasi dari Marketing kami. Segala kerugian yang disebabkan oleh miskomunikasi jadwal tidak mendapatkan kompensasi apapun dari kami.